Методика построения циклограмм

Циклограмма – это диаграмма, показывающая время и последовательность выполнения операций в процессе. В основе циклограммы лежит график Ганта.

Циклограмма для информационного потока строится на основе диаграмм потока.
Циклограмма для материального потока в производстве строиться на основе карт управления производством.
Для построения необходимо определить длительность выполнения операций, действий определенных в диаграмме потока.

Длительность работы - это продолжительность времени, необходимого для выполнения всех операций. Оценка длительности операций зависит от содержания работ операции; требуемых ресурсов и доступности ресурсов. Длительность всего проекта определяется длительностью отдельных работ.

Длительность определяется на основе установленных нормативов или экспертно и подтверждается на основе хронометража рабочего времени.

Правила оформления

Диаграммы потока оформляются в Microsoft Excel. Используется стандартная форма основной таблицы.

Шаги построения

1. Определяются группы действий и должности сотрудников-исполнителей функций (работ) по процессу. Записываются в первый и второй столбец соответственно. Если нет потребности разделять действия в диаграмме потока на группы, то указываются только должности сотрудников.

   

2. Определяется размерность временной оси. Как правило шаг устанавливается 1 день, либо 1 час. Это зависит от длительности выполнения функций. Если большинство функции выполняются дольше чем 1 день (расчеты, разработки), то выбирается шаг 1 день.

   

3. Откладываются отрезки длительности функций (работ) на временном поле. Оформляются виде блока «отрезок работы» с помощью заливки соответствующего числа столбцов таблицы. Функция откладывается в виде горизонтального отрезка, длинна которого зависит от ее длительности. Зеленый цвет обозначает действие, в котором четко регламентирован срок и он выполняется. Желтый – возможны задержки, корректировки на указанную длительность. Красный – позднее выполнение действий.

   

   Если функция по времени меньше чем временная единица циклограммы, то она указывается в виде кружка. Например, временная единица циклограммы 1 день; функция выполняется 1 час либо меньше, то она будет обозначена кружком.
4. Проставляются точки контроля передачи результатов функции (работ). Оформляются в виде фигуры «флажок» (вставка-фигуры-волна).
   • Зеленый флажок – даты контролируется в системе (директум, SAP).
   • Желтый флажок – даты контролируются, но это не обозначено в системе, например через рабочую почту.
   • Красный флажок – функция и передача результата никак не контролируется.

   

5. Добавляются комментарии к действиям, если необходимо. Добавляются стрелки, обозначающие период времени между двумя действиями. Используется для ключевых действий, период между которыми следует выделить особо.