Бизнес-кейс «Преодоление сопротивления сотрудников при внедрении изменений»

Аннотация: Кейс описывает инструменты преодоления сопротивления сотрудников при внедрении изменений. Приведена матрица, которая поможет при подготовке переговоров с сотрудниками о предстоящих изменениях, алгоритм действий для преодоления сопротивлений и пример реализации предлагаемых инструментов на примере внедрения стандартных операционных процедур на производственном предприятии.

Дано:

В ООО «РусКонсалтПроект» обратился директор по производству ООО «ПромПроизводство» - это предприятие по производству автокомпонентов.

Система менеджмента качества предприятия сертифицирована на соответствие требованиям ISO/TS 16949. Руководитель организации, понимая необходимость непрерывного совершенствования, периодически вносит изменения в рабочие процессы, тем самым заставляя сотрудников меняться вместе с ним. Кто-то из сотрудников поддерживает политику руководителя, изменяя своё поведение и принимая эти преобразования, но большинство сотрудников сопротивляются. Любое изменение, которое предлагает руководитель – не поддерживают. В таком случае процессы совершенствования значительно растягиваются во времени, часто происходят конфликты между двумя сторонами, вплоть до вынужденных увольнений.

Директор по производству не имеет четкой стратегии поведения в таких ситуациях, ему сложно влиять на сотрудников, сопротивляющихся изменениям, что снижает эффективность работы.

Задача: Необходимо скорректировать поведение руководителя так, чтобы он мог вносить изменения в требуемом объеме и при этом не возникало бы сопротивлений от сотрудников или их было значительно меньше, выработать правила правильного реагирования на сопротивления и овладеть инструментами их преодоления.

Описание решения: Главная задача руководителя в том, чтобы помочь работникам осознать неизбежность и пользу организационных изменений и обеспечить их позитивное участие в них.

Шаги для преодоления сопротивлений сотрудников

1. Подготовьтесь к переговорам о предстоящих изменениях. Заполните матрицу преодоления сопротивлений. Поставьте себя с позиции инициатора изменений на позицию второй стороны: сотрудников, сопротивляющихся изменениям. Заполнение матрицы требует ответа на 4 вопроса и занесение их в соответствующие строки с пометкой «действия»:
   • В чем выгода от изменений для сотрудника? Сформулируйте конкретную выгоду для сотрудника, которую от получит в результате внедрения изменений.
   • Каковы требуемые для изменений усилия и в чем риски? Выявите и устраните излишние усилия и риски. Поймите, что имеющиеся минусы изменений могут перевешивать сформулированные вами плюсы.
   • Каковы плюсы не внесения изменений? Выявите и не игнорируйте плюсы НЕ внесения изменений: «я не хочу изменений, потому что мне комфортно в моей текущей ситуации».
   • Каковы угрозы не внесения изменений? Сформулируйте угрозы, которые возникнут, если не изменятся.

    Матрица преодоления сопротивлений сотрудников

   

2. Во время переговоров покажите, что:
   • Выгода достаточно существенна для сотрудника.
   • Угрозы из-за отсутствия изменений достаточно весомы.
   • Риски на пути к изменениям минимизированы.
   • Не придётся отказываться от комфортных условий.

Не забывайте, что рассматривать все 4 фактора нужно с точки зрения другой стороны: сотрудников, сопротивляющихся изменениям!  В результате, сотрудники согласятся с Вами в том, что они должны измениться. Будьте уверены в себе!

На предприятии ООО «ПромПроизводство» массовое сопротивление сотрудников вызывало внедрение стандартных операционных процедур выполнения процесса изготовления продукции в ежедневную работу операторов станков.

Предлагаемое изменение: осуществлять процесс изготовления деталей на рабочем месте в соответствии с разработанной стандартной операционной процедурой (СОП). Следует отметить, что СОП разрабатывается технологами, согласуется с рабочими, содержит наиболее рациональную последовательность выполнения операций, направлен на сокращение времени цикла процесса при неизменном качестве продукции за счет сокращения потерь времени.

Матрица преодоления сопротивлений сотрудников при внедрении стандартной операционной процедуры

Как были минимизированы риски:

• риск: рабочий не будет строго соблюдать последовательность операций, указанных в СОП, поскольку не времени его читать в процессе изготовления.

  Во-первых, было поручено рабочему выучить СОП, мастер организовал проверку знаний и контроль выполнения правильной последовательности операций. Со временем рабочий запомнил и привык к ней. Во-вторых, СОП был вывешен на рабочем месте в быстром доступе одновременно всех страниц (размещен на стене).

• риск: в СОП заложена не наиболее рациональная последовательность операций.

  При разработке СОП согласовывается с рабочим, ему предоставляется возможность предлагать свои корректировки в СОП, что обеспечит получение наиболее рациональной последовательности операций с точки зрения всех сторон, участвующих в выполнении процесса.

Как сохранены комфортные условия, плюсы не внесения изменений?

-  плюсы не внесения изменений: работа самостоятельно в удобной рабочему последовательности операций и удобном темпе.

При разработке СОП согласовывается с рабочим, ему предоставляется возможность предлагать свои корректировки в СОП, что обеспечит сохранение удобной последовательности, если доказана ее рациональность. Рабочий может скорректировать нормы времени, если они назначены не адекватно действительности также при согласовании СОП, если доказана объективность корректировки.

На совещании по обсуждению предстоящих изменений сотрудникам было показано, что выгоды от внедрения СОП достаточно существенны для них, а угрозы из-за не применения СОП в ежедневной работе достаточно весомы. Руководитель обратил внимание на то, что он понимает все риски и они были максимально минимизированы, а также на то, что не придётся отказываться от комфортных условий в результате внедрения изменений. В ходе совещания он был открыт к предложениям сотрудников по поводу предстоящих изменений, просил из высказать свои мнения. Говоря о факторах, директор по производству рассматривал их не со своей точки зрения, а пытался встать на сторону сотрудников, которым необходимо принять и внедрять изменения. В результате, сотрудниками были поддержаны предлагаемые директором изменения.

Результат внедрения: Разработанные и описанные в бизнес-кейсе шаги для преодоления сопротивлений сотрудников позволяют руководителю грамотно подготовится к предстоящему внедрению организационных изменений, встать на позицию второй стороны, убедить сотрудников в необходимости проведения изменений и их положительном влиянии на дальнейшую работу и жизнь.