Бизнес-кейс «Описание процессов предприятия на верхнем уровне»

Аннотация: Кейс рассматривает подход к описанию процессов предприятия на верхнем уровне. Приведен алгоритм построения модели процесса, пример модели процесса, оформленной в нотации IDEF0 с помощью общедоступной программы MS Excel.

 Дано:

В ООО «РусКонсалтПроект» обратился руководитель ООО «Перспектива», занимающегося производством и продажей металлорежущего оборудования и инструмента.

Предприятие находится на стадии построения системы менеджмента качества в соответствии с требованиями стандарта ИСО 9001 и подготовки к последующей сертификации. Численность сотрудников за последние 3 года выросла с 8 до 52 человек, процессы взаимодействия существенно усложнились и руководитель столкнулся с проблемой возрастающей сложности управления процессами и общей неэффективностью работы сотрудников: персонала стало больше, но объемы выпускаемой продукции прибыль не улучшились так значительно! Руководитель тратит больше времени на оперативную работу с сотрудниками, а если значимый, опытный сотрудник увольняется, все знания «уходят» вместе с ним, и сложно восстановить, какие именно функции он выполнял и, тем более, как он это делал, чтобы получить наилучший результат. Руководитель не знает, как оптимально выстроить работу и не имеет четкого представления о системе процессов предприятия.

Задача: Необходимо выстроить целостную «прозрачную» картину бизнес-процессов предприятия, понимать, какие процессы создают ценность для потребителя продуктов, услуг, а какие нет. Необходимо описать и задокументировать процессы в виде моделей.

Описание решения: С целью решения обозначенных проблем следует в первую очередь описать процессы функционирования компании «на бумаге» с тем, чтобы понять текущую ситуацию. Для этого проводится аудит текущей ситуации и описываются модели процессов AS-IS (как есть). Это позволяет найти слабые места и выделить преимущества новых, будущих бизнес-процессов. Затем сотрудниками ООО «РусКонсалтПроект» были проанализированы полученные данные и обсуждены с руководством компании возможности их улучшения. После этого готовится модель процессов TO-BE (как будет), и составляется документированная процедура. Она внедряется в деятельность компании с целью стандартизации и исключения потерь в процессах.

Успешное выполнение проекта по описанию процессов требует выбора или разработки собственной методики описания процессов и подбора программного инструмента для описания и последующего документирования процессов. Мы сторонники простых, но эффективных решений, поэтому, для крупных процессов верхнего уровня была выбрана существующая методика - IDEF0 – моделирование и простой общедоступный программный продукт - MS Excel.

Разработан алгоритм и рекомендации по оформлению моделей процессов, которые были приняты как стандарт по описанию процессов в компании, что позволяет обучать сотрудников методам описания и получить единый внешний вид всех описываемых процессов, что упрощает понимание моделей сотрудниками и руководителями.

Последующие уровни процессов быль оформлены в виде  диаграмм информационного потока, которые оформляются как блок-схемы. На сайте есть Методика построения диаграммы информационного потока, в которой подробно описан порядок их построения.  IDEF0 применяется только для процессов верхнего уровня и только 1 уровень декомпозиции.

Алгоритм построения IDEF 0 – модели процесса

IDEF0- методология функционального моделирования и графическая нотация, предназначенная для формализации и описания бизнес-процессов.

Функциональный блок графически изображается в виде прямоугольника и олицетворяет конкретную функцию в рамках рассматриваемой системы.

Каждая из четырех сторон функционального блока имеет своё определенное значение (роль), при этом:

• I (Input) — вход — то, что потребляется в ходе выполнения процесса;
• С (Control) — управление — ограничения и инструкции, влияющие на ход выполнения процесса;
• О (Output) — выход — то, что является результатом выполнения процесса;
• М (Mechanism) — исполняющий механизм, ресурсы — то, что используется для выполнения процесса, но остается неизменным.

Правила оформления

1. Модели IDEF 0 оформляются в Microsoft Excel. Используется раздел Вставка-Иллюстрации-Фигуры.

2. Отдельная диаграмма оформляется на отдельном листе в книге Excel, листы подписываются: 0 уровень, 1 уровень.

Применяемые блоки

Шаги построения IDEF 0 – модели

1. Оформляется 0-уровень IDEF 0 – модели. Стрелки слева – входы -то, что требуется для выполнения процесса и будет изменено в ходе реализации процесса. Стрелки справа – выходы – результаты процесса. Стрелки сверху – управление – то, что регламентирует порядок выполнения процесса, ГОСТы, СТО, инструкции и т.п., остается неизменным после выполнения процесса. Стрелки снизу – ресурсы – инфраструктура, оборудование, персонал для выполнения процесса.

2. Оформляется 1-уровень IDEF 0 – модели – это декомпозиция процесса о-уровня – разложение его на подпроцессы. При этом оформление и содержание стрелок аналогично модели 0-уровня. Стрелки управления и ресурсов не обозначены на схеме с целью ее упрощения, они идентичны стрелкам на модели 0 уровня.

Результат внедрения:

Приведенный в бизнес-кейсе алгоритм описания позволяет получить задокументированные модели процессов верхнего уровня, содержащие информацию о разделении на крупные блоки осуществляемых процессов, о перечне управляющей документации, на основе которой выполняется процесс, документации и материалах на входах, выходах и информацию о ресурсах (персонале, оборудовании и т.п.) для выполнения процесса.

В результате, руководитель:

• получает целостную прозрачную картину бизнес-процессов предприятия, понимает, какие процессы создают ценность для потребителя продуктов, услуг;
• понимает, какие крупные функции выполняют конкретные подразделения/люди, а какие функции «остались без присмотра»
• имеет основу для согласования целей компании с процессами, понимает как измерить их достижение через показатели процессов;
• получает в руки реальный инструмент для управления компанией как системой, контроля деятельности всего предприятия;
• получает регламенты и документированные процедуры, по которым уже работают сотрудники, и могут актуализировать их в дальнейшем самостоятельно.

IDEF 0 модель процесса, оформленная в MS Excel доступна по ссылке. Описывайте собственные процессы в нашем шаблоне! Это просто и удобно.